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把复杂的工作简单化

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  同一件事情,让不同的人去做,有的人能在很短的时间内,用最简单的方法去完成;有的人则借助各种工具,借鉴别人成功的以验,用了很长的时间还没有找到答案。这是为什么呢?其中最关键的因素就是两者的思维方式不同,前者遇事喜欢简单化,喜欢用最简单、快捷的方式去解决问题,而后者则拘泥于形式,以为复杂就是完美,就是智慧。其实不然,只有将问题简单化,学会砍削与本质无关的工作,抓住根本,用最简略的方式对问题进行表述,才是精英员工们解决问题时最常用的方式。
  
  有一个大家都很熟悉的故事:
  
  一次,爱迪生让助手帮助自己测量一下一个梨形灯泡的容积。事情看上去很简单,但由于灯泡不是规范的圆形,而是梨形,因此计算起来就不那么容易了。
  
  助手接过后,立即开始了工作,他一会儿拿标尺测量,一会儿计算,又运用一些复杂的数学公式,可几个小时过去了,他忙得满头大汗,还是没有计算出来。就在助手又搬出大学里学过的几何知识,准备再一次计算灯泡的容积时,爱迪生进来了。他看到助手面前的一叠稿纸和工具书,立即明白了是怎么回事。于是,爱迪生拿起灯泡,朝里面倒满水,递给助手说:“你去把灯泡里的水倒入量杯,就会得出我们所需要的答案。”
  
  助手这才恍然大悟:简单就是高效!
  
  这个故事看似简单,却能给职场人士一些重要启示:
  
  第一,凡事应该探究“有没有更简单的解决之道”。在着手从事一件工作时,要先动脑,想想这件事情能不能用更简单的方法去做,而不是急急忙忙去动手,以致白白忙碌了半天,却解决不了任何问题。
  
  在一些人的印象中,思维方法总是与复杂联系在一起的。他们凡事总往复杂的地方想,而且以为解决问题的方式越复杂就越好,以致钻进“牛角尖”里无法出来。事实上,学会把问题简单化,才是一种大智慧。下面这个例子就说明了这个道理。某大学的一个研究室里,研究人员需要弄清一台机器的内部结构。这台机器里有一个由100根弯管组成的密封部分。要弄清内部结构,就必须弄清其中每一根弯管各自的入口与出口,但是当时没有任何有关的图纸资料可以查阅。显然这是一件非常困难和麻烦的事。大家想尽了办法,甚至动用某些仪器探测机器的结构,但效果都不理想。后来,一位在学校工作的老花匠,提出一个简单的方法,很快就将问题解决了。
  
  老花匠所用的工具,只是两支粉笔和几支香烟。他的具体做法是:点燃香烟,吸上一口,然后对着一根管子往里喷。喷的时候,在这根管子的入口处写上“1”。这时,让另一个人站在管子的另一头,见烟从哪一根管子冒出来,便立即也写上“1”。照此方法,不到两个小时便把100根弯管的入口和出口全都弄清了。第二,合适的才是最好的。
  
  在工作中遇到问题时,一部分人错误地认为,想得越多就越深刻,写得越多就越能显示出自己的才华,做得越多就越有收获,而全然不顾事实,一味盲目地追求多,却不知道,只有“合适”的才是最好的,否则,再多,不合适,又有什么意义呢?
  
  美国独立前,人们推举富兰克林和杰弗逊起草独立宣言,由杰弗逊执笔。杰弗逊文才过人,最不喜欢别人对自己的东西评头论足。
  
  杰弗逊将文件交给委员会审查时,在会议室中等了好久都没回音,于是非常急躁。这时富兰克林给他讲了个故事:一个决定开帽子店的青年设计了一块招牌,写着“约翰帽店,制作和现金出售各种礼帽。”然后请朋友提意见。
  
  第一个朋友说,“帽店”与“出售各种礼帽”意思重复,可以删去;第二位和第三位说,“制作”和“现金”可以省去;第四位则建议将约翰之外的字都划掉。
  
  青年听取了第四位朋友的建议,只留下“约翰”两个字,并在字下画了顶新颖的礼帽。帽店开张后,大家都夸招牌新颖。
  
  听了这个故事,杰弗逊很快就平静下来了。后来公布的独立宣言,的确是字字珠玑,成为震动世界的传世之作。
  
  可见,“多”不一定就是好。很多时候,“多”是累赘,“多”是画蛇添足,“多”只会使你更忙,更没章法。因此,凡事“合适”即可,不要盲目求多、贪多,否则,事情就有可能搞成一团乱麻,从而理不出头绪。
  
  在工作中,我们也应该学会把复杂的事情简单化,这样在更好地解决问题的同时,又大大地提高了工作效率,何乐而不为呢?
  
  为何越简单反倒越好呢?
  
  第一,是“合算”的需要,假如能以最简单的方式解决问题,为什么要繁杂?
  
  第二,问题以更精炼的方式总结和处理,更能抓住要点!
  
  (三)OMIT法:砍削与本质无关的信息
  
  有时问题难以解决,不是由于信息缺少,而是信息、枝蔓太多。这样往往会导致三种情况:①次要信息淹没主要信息,导致主次不分;②在枝节上、局部上耽误太多时间;③误人歧途,甚至走到反面。
  
  OMIT即省略法,与exclude法(排除,拒绝)、Remove法(自原来位置取去拿开、排除)类似。此法在哲学史上有一著名典故——奥克姆剃刀:哲学家奥克姆对中世纪的经院哲学十分不满,认为其一直限于繁琐的概念演绎,丢弃问题的根本。故提出要用“剃刀”将不必要的东西大大除掉。
  
  (四)做一个“根本概括者”
  
  根本概括者,即要善抓根本,并用最简略的形式对问题进行表述。
  
  爱因斯坦一直把追求形式的简单性,作为科学研究最重要的条件之一。他说:“科学家必须在庞杂的经验事实中,抓住某些可以用精密公式表示的普遍特性,由此探索自然界的普遍真理。”这一形式可能是一个概念、也可能是一公式,也可能是图表和符号。天才人物总是善于借助这些简洁但充满生命力的表述方式,将问题很好地表现出来。
  
  爱因斯坦有一个最著名的能量、质量公式:E=MC,简单得不能再简单。但就是根据这个简单公式,人类开发出了核能,当然也包括制造出原子弹。
  
  (五)反问立论前提
  
  有时候问题之所以繁杂,往往是由于立论前提有问题。有时或者在根本无法成立的前提下提出结论或办法,或者自设前提,作茧自缚。
  
  亚历山大王在攻击哥丹城时,发现城大门口有一个用绳子绑得严严实实的大结——“哥丹结”。
  
  城中人称:“谁能解开它,谁就可以成为亚细亚王。”谁都不敢前去尝试。
  
  亚历山大对此百般思索,终于有一天大悟:问题在于解开结,至于对解的方法,并无限制。于是他一刀朝大结砍去,结解开了,他成了亚细亚王。
  
  以前之所以没人敢尝试,在于他们自设前提:解结就是“拆绳”。
  
  明代冯梦龙所著《智囊》,是一部研究智慧的经典。书中将“通简”放在第一部的“上等的智慧”之中。“通简”卷的序言是这样写:“世本无事,庸人自扰。唯则通简,冰消日皎。”
  
  翻译成现代文,大意是:世上许多事情,其实都是庸人们自己制造出来的。只要通情达理,以一种不把事情搞复杂的方式去处理,问题就会象太阳一出冰雪融化一样解决了。

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